10 wskazówek – Jak informować kandydatów o odmowie – i nie zwariować?
Dlaczego
to takie trudne? Wielu rekruterów
i menedżerów przyznaje, że największym wyzwaniem nie jest sama rozmowa z
kandydatem, ale przygotowanie się do niej – zorganizowanie informacji,
znalezienie właściwych słów i zmieszczenie się w czasie. Dodatkowo, presja
Hiring Managerów i brak standardów potrafią skutecznie utrudnić sprawną
komunikację w procesie rekrutacyjnym.
W
praktyce często okazuje się, że "wąskim gardłem" jest brak
konkretnej, terminowej informacji od liderów. A to właśnie ona stanowi podstawę
dobrej informacji zwrotnej. Bez niej rekruterzy pracują na domysłach lub muszą
sami formułować delikatne komunikaty, co rodzi stres i frustrację.
Czy
da się przekazywać odmowę w sposób ludzki, konkretny i wspierający, a
jednocześnie nie wypalać się emocjonalnie w tym procesie? Okazuje się, że tak –
wystarczy kilka zasad, narzędzi i świadomych nawyków.
10
wskazówek - Jak informować kandydatów o odmowie – i nie zwariować?
Udzielanie
informacji zwrotnej – zwłaszcza tej trudnej, czyli odmownej – to zadanie
wymagające nie tylko empatii, ale też odporności psychicznej i dobrej
organizacji. Oto 10 praktycznych wskazówek, które pomagają to zrobić
dobrze – i nie stracić przy tym siły do pracy:
1.
Stwórz własny „pakiet komunikacyjny”
Przygotuj
zestaw szablonów maili, punktów do rozmowy oraz sformułowań, które pasują do
Twojego stylu. Zmniejszysz stres i oszczędzisz czas.
2.
Nie czekaj z trudną wiadomością
Im
szybciej dasz znać, tym bardziej kandydat to doceni. Unikaj odwlekania – to
tylko zwiększa napięcie po obu stronach.
3.
Odróżniaj intencje od reakcji
Nie
masz wpływu na to, jak ktoś odbierze informację. Masz wpływ na to, jak ją
przekażesz – z empatią, szacunkiem i konkretem.
4.
Dbaj o własne granice
Nie
każda rozmowa musi być długa i emocjonalna. Wyznaczaj sobie ramy czasowe i
mentalne „bufory”, zwłaszcza jeśli prowadzisz kilka trudnych rozmów z rzędu.
5.
Zautomatyzuj to, co się da – z klasą
Jeśli
masz większą liczbę kandydatów, użyj automatycznych systemów ATS – ale zadbaj o
treść wiadomości. Szablon może być empatyczny.
6.
Zadbaj o siebie po trudnej rozmowie
Nawet
krótki spacer, notatka czy kilka oddechów mogą zresetować Twoje emocje. Nie
przeskakuj natychmiast do kolejnego zadania.
7.
Zbieraj pozytywne reakcje kandydatów
Stwórz
sobie folder z miłymi wiadomościami – będą przypominały Ci, że Twoja praca ma
znaczenie i realny wpływ.
8.
Nie wyręczaj menedżerów – współpracuj z nimi
Hiring
Managerzy powinni współtworzyć informację zwrotną. Jasny podział ról i wspólne
standardy zmniejszają presję.
9.
Stosuj technikę „1:1:1”
1
pozytyw, 1 powód decyzji, 1 wskazówka na przyszłość – taki schemat daje wartość
i zmniejsza ryzyko frustracji po obu stronach.
10.
Ustal swoje „okno feedbackowe” w tygodniu
Zamiast
udzielać informacji zwrotnej w przypadkowych momentach, stwórz sobie stały slot
– np. w środy rano. Ułatwia to organizację i lepsze zarządzanie energią.
Jak to poprawić? Zebraliśmy doświadczenia z warsztatów z rekruterami, rozmów coachingowych i audytów rozmów „on the job”. Na tej podstawie można wyróżnić kilka kluczowych obszarów, które warto rozwijać:
- Zasady
udzielania informacji zwrotnej – jak mówić "nie", nie niszcząc
motywacji kandydata
- Gotowe
sformułowania – zarówno w mailach, jak i rozmowach telefonicznych
- Najczęstsze
błędy i jak ich unikać – przykłady z codziennej praktyki
- Współpraca z
Hiring Managerem – jak ustalić wspólny język i przepływ informacji
- Kultura
informacji zwrotnej w firmie – jak ją budować i dlaczego to się opłaca
Wiedza poparta praktyką. W pracy nad tym tematem korzystaliśmy nie tylko z danych z raportów i badań, ale przede wszystkim – z codziennej praktyki. Słuchaliśmy rekruterów, analizowaliśmy ich realne rozmowy z kandydatami, pytaliśmy o ich wątpliwości i bariery. Dzięki temu wypracowaliśmy zestaw narzędzi, które naprawdę działają.
Wiedza
ta przydaje się nie tylko w pracy rekrutera. Kierownicy i liderzy zespołów
również powinni znać podstawy dobrej informacji zwrotnej – nie tylko w relacji
z kandydatami, ale także wewnątrz zespołów.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszam na Youtube:) - DAROMOWY I CERTYFIKOWANY KURS - Feedback w rekrutacji dla odrzucanych kandydatów.
Znajdziesz tam m.in.:
- wzorce
wiadomości i rozmów,
- gotowe
checklisty,
- komentarze
do błędów i dobrych praktyk,
- odpowiedzi
na najczęstsze pytania.
A może to co pomoże Ci pracować skuteczniej i z większą przyjemnością to umiejętności coachingowe? Jeżeli tak, to serdecznie zapraszam tutaj - COLOR COACHING - to kurs online oraz darmowe moduły.
Pozdrawiam, Dorota
www.DorotaDwernicka.pl
Komentarze
Prześlij komentarz